Tomma skrivbord, outnyttjade ytor och mötesrum som inte stödjer verksamhetens arbetssätt kan snabbt leda till onödiga kostnader. Men en ineffektiv arbetsplats kan också medföra mindre synliga kostnader, i form av förlorad arbetstid, lägre produktivitet och en arbetsmiljö som försämrar medarbetarnas förutsättningar att prestera. Vad kostar en ineffektiv arbetsplats?
För att få ett relevant svar räcker det därför inte att titta på hyran. Företag behöver även förstå hur arbetsplatsen används, hur väl den stödjer verksamheten och vilket värde varje kvadratmeter faktiskt skapar. När arbetssätt, organisation och närvaro förändras behöver arbetsplatsen följa med. Annars riskerar en av företagets större löpande kostnader att bli en resurs som inte används på rätt sätt.
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats i praktiken?
Kostnaden påverkas av bland annat lokalens storlek, hyresnivå, antal medarbetare, arbetssätt och hur ofta kontoret används. För att svara på frågan: Vad kostar en ineffektiv arbetsplats? behöver man därför se över helheten.
En arbetsplats kan vara ineffektiv på flera sätt. Företaget kanske betalar för ytor som sällan används. Medarbetare kan sakna rätt miljö för koncentrerat arbete. Mötesrum kan vara fullbokade samtidigt som andra delar av kontoret står tomma. Organisationen kan också ha förändrats medan planlösningen fortfarande bygger på behov som fanns för flera år sedan.
Var för sig kan problemen framstå som små, men sammantaget kan de få stor påverkan på både kostnader och verksamhetens effektivitet.
”Den dyraste kvadratmetern är inte nödvändigtvis den med högst hyra, utan den som företaget betalar för utan att den skapar tillräckligt värde.”
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats när ytor står tomma?
Lokalkostnaden är den mest synliga delen av kalkylen. Om företaget hyr fler kvadratmeter än verksamheten behöver blir kostnaden tydlig, men underutnyttjande handlar inte bara om hur mycket yta som står tom. Det viktiga är om rätt ytor finns på rätt plats. Ett kontor kan exempelvis ha gott om skrivbord men för få rum för digitala möten. Det kan finnas stora konferensrum som sällan används samtidigt som mindre mötesrum alltid är upptagna.
Sociala ytor kan ligga fel i förhållande till arbetszonerna och skapa störningar där medarbetare behöver koncentrera sig. När kostnaden för en ineffektiv arbetsplats bedöms enbart utifrån antal kvadratmeter är det lätt att missa helheten. Även en yta som används varje dag kan vara ineffektiv om den inte är anpassad efter verksamhetens behov och det arbete som ska utföras. Det innebär också att lösningen inte automatiskt är ett mindre kontor. Rätt åtgärd kan lika gärna vara att disponera befintliga ytor bättre.
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats i förlorad produktivitet?
Den största kostnaden behöver inte vara hyran. Den kan finnas i alla de små avbrott som uppstår under arbetsdagen.
Hur mycket tid går åt till att leta efter ett ledigt mötesrum? Hur ofta avbryts koncentrerat arbete av samtal och rörelse? Finns det rätt teknik där den behövs? Kan medarbetare enkelt växla mellan individuellt arbete, digitala möten och samarbete?
En effektiv arbetsplats handlar inte om att placera så många personer som möjligt på så liten yta som möjligt. Den handlar om att skapa förutsättningar för människor att utföra olika typer av arbete effektivt.
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats för arbetsmiljön?
Produktivitet och arbetsmiljö går ihop. Buller, dålig akustik, brist på avskildhet, otillräcklig belysning och fel typ av arbetsplatser kan göra arbetsdagen mer ansträngande än den behöver vara.
Arbetsmiljöverket beskriver att dålig akustik och störande ljud kan leda till stress, trötthet och koncentrationssvårigheter. Myndigheten lyfter också att buller kan påverka prestationsförmågan och att en säkrare och mer hälsosam arbetsmiljö minskar risken för kostnader kopplade till bland annat arbetsfrånvaro och medarbetare som inte kan arbeta med full kapacitet.
Läs mer om ljud och akustik hos Arbetsmiljöverket
Det ger ytterligare ett perspektiv på frågan: Vad kostar en ineffektiv arbetsplats? Kostnaden uppstår inte bara när en yta står tom. Den kan också uppstå när en fullt utnyttjad yta ger fel förutsättningar för arbetet.
Samtidigt fyller dagens kontor fler funktioner än tidigare. Arbetsplatsen ska ge utrymme för fokus och produktivitet, men också för möten, kunskapsutbyte, relationer och kultur. Om kontoret inte stödjer dessa behov finns det anledning att undersöka varför.
Rätt arbetsplatsstrategi börjar med verksamheten
När ett problem har identifierats är det lätt att gå direkt till lösningen. Flytta till mindre. Bygga fler mötesrum. Möblera om. Skapa fler tysta rum.
Men innan en förändring genomförs behöver verksamhetens faktiska behov förstås.
Hur arbetar organisationen idag? Hur ser närvaron ut under veckan? Vilka funktioner används mest?
Var uppstår störningar? Hur vill organisationen arbeta framöver? Och vilka förändringar behöver arbetsplatsen kunna hantera över tid?
Här kan lokalrådgivning från Alfa Kontor skapa ett bättre beslutsunderlag kring bland annat lokal, ekonomi, avtal och verksamhetsbehov. Målet är inte att förändra arbetsplatsen för förändringens skull, utan att säkerställa att lokalen stödjer organisationens utveckling.
Det är också här frågan om vad en ineffektiv arbetsplats kostar blir strategiskt viktig. Genom att förstå nuläget går det att prioritera de åtgärder som ger störst effekt, både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.
Från onödig kostnad till långsiktig investering
När rätt riktning är satt behöver förändringen också genomföras på ett kontrollerat sätt. En lokalförändring involverar ofta många beslut, leverantörer, tidsramar och kostnader.
Med rätt projektledning från Alfa Kontor går det att skapa struktur kring budget, tidsplan, kvalitet och genomförande. Samtidigt behöver inredningen utgå från hur människor faktiskt ska använda arbetsplatsen, inte enbart från hur miljön ska se ut.
När lokal, arbetssätt och inredning fungerar tillsammans kan resultatet bli mer än lägre lokalkostnader. Arbetsplatsen kan bidra till bättre produktivitet, smidigare samarbete, starkare kultur och större flexibilitet när verksamheten förändras.
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats på lång sikt?
En ineffektiv arbetsplats behöver inte vara en dålig arbetsplats. Den kan vara välplanerad utifrån gamla behov, men fel för den organisation som använder den idag.
Vad kostar en ineffektiv arbetsplats? Svaret finns därför inte enbart i hyran eller antalet kvadratmeter. Den verkliga kostnaden behöver också räknas i outnyttjade ytor, förlorad arbetstid och en arbetsmiljö som inte ger verksamheten rätt förutsättningar.
Genom att analysera hur arbetsplatsen används och koppla besluten till verksamhetens mål går det att identifiera var kostnaderna uppstår och var potentialen finns. Den dyraste kvadratmetern är trots allt inte nödvändigtvis den med högst hyra. Det är den som företaget betalar för utan att den skapar tillräckligt värde.
