Hur mycket kontorsyta behöver ett företag? Det korta svaret är att det beror på hur verksamheten faktiskt arbetar. Antalet anställda är en viktig utgångspunkt, men hybridarbete, beläggningsgrad, arbetssätt och framtida tillväxt påverkar hur stor kontorsyta som verkligen behövs.
För stor kontorsyta innebär att företaget betalar för kvadratmeter som kanske inte används. För liten yta kan i stället skapa trängsel, brist på mötesrum och en arbetsmiljö som inte stödjer verksamheten. För att hitta rätt behöver företag därför analysera både dagens användning och morgondagens behov.
Hur mycket kontorsyta behöver ett företag per anställd?
En vanlig utgångspunkt är att räkna på kontorsyta per anställd. Men hur många kvadratmeter per person behövs egentligen? Det finns inget generellt mått som passar alla företag. Som jämförelse använder Riksrevisionen 15 kvadratmeter kontorsarea per anställd i beräkningar för statliga kontorsmyndigheter.
Skatteverket har i sina riktlinjer ett mål på 12 till 14 kvadratmeter per anställd vid anskaffning av kontorslokaler, medan Försäkringskassan planerar för 15 kvadratmeter. Det är relevanta riktvärden, men inte ett facit för privata företag. Hur mycket kontorsyta ett företag behöver beror på verksamhetens arbetssätt, hur många som vistas på kontoret samtidigt och vilka funktioner som ska rymmas.
”Rätt kontorsyta är den yta som ger verksamheten rätt funktioner idag, möjlighet att utvecklas imorgon och där varje kvadratmeter skapar ett tydligt värde.”
Beläggningsgraden visar hur mycket kontorsyta företaget behöver
Ett företag med 100 anställda behöver inte automatiskt 100 fasta arbetsplatser. Om delar av organisationen arbetar på distans vissa dagar kan den faktiska närvaron vara betydligt lägre.
För att förstå hur mycket kontorsyta ett företag behöver är beläggningsgraden därför central. Den visar hur stor del av arbetsplatsen som faktiskt används och när belastningen är som högst.
Det räcker dock inte att titta på ett genomsnitt. Ett kontor kan vara halvfullt sett över hela veckan, men nästan fullt på tisdagar och onsdagar. Samtidigt kan vissa funktioner vara överbelastade trots att andra ytor står tomma. Analysera därför både närvaron och användningen av olika delar av kontoret. Är de mindre mötesrummen alltid bokade? Finns det fler skrivbord än vad som används? Saknas platser för fokuserat arbete eller digitala möten?
Den informationen ger ett betydligt bättre beslutsunderlag än antalet anställda i sig.
Hybridarbete förändrar behovet av kontorsyta
Hybridarbete har gjort frågan hur mycket kontorsyta behöver ett företag mer komplex. Färre personer på plats samtidigt kan minska behovet av traditionella skrivbordsplatser, men det betyder inte nödvändigtvis att lokalbehovet minskar i samma omfattning.
När kontoret i större utsträckning används för möten, samarbete och kunskapsutbyte förändras också kraven på ytan. Företaget kan behöva färre individuella arbetsplatser men fler mötesrum, projektytor, sociala miljöer och rum för digitala samtal.
Arbetsmiljöverket framhåller att storleken och utformningen av en arbetslokal ska bedömas utifrån bland annat verksamhetens omfattning, antalet anställda samt deras behov och förutsättningar. Det finns alltså goda skäl att utgå från funktion före ett generellt antal kvadratmeter.
Rätt kontorsyta kan minska onödiga kostnader
Hur mycket kontorsyta ett företag behöver är också en ekonomisk fråga. Varje kvadratmeter som hyrs innebär en återkommande kostnad under hela hyresperioden.
En för stor lokal kan därför bli kostsam över tid, särskilt om delar av ytan sällan används. Samtidigt kan en alltför liten eller dåligt disponerad lokal skapa andra problem och begränsa verksamheten. Målet bör därför inte vara minsta möjliga kontor, utan rätt kontorsyta.
Det handlar om att hitta en balans mellan kostnad, funktion och flexibilitet. På Alfa Kontor har vi tidigare skrivit om hur företag kan optimera kontorsytan och minimera kostnaderna, där just yteffektivitet och verksamhetens behov står i fokus.
Glöm inte företagets framtida tillväxt
När man bedömer hur mycket kontorsyta ett företag behöver går det inte enbart att utgå från dagens organisation. Hur många medarbetare förväntas företaget ha om två eller tre år? Kommer arbetssättet att förändras? Finns möjlighet att anpassa lokalen när team växer eller krymper?
Att hyra stora ytor idag för en tillväxt som kanske sker längre fram kan skapa onödiga kostnader. Samtidigt kan en lokal utan flexibilitet snabbt bli ett hinder om verksamheten utvecklas snabbare än förväntat. En genomtänkt lokalstrategi behöver därför väga dagens behov mot framtida förändringar.
Så räknar ni på ert faktiska lokalbehov
För att avgöra hur mycket kontorsyta ett företag behöver bör analysen börja i verksamheten, inte i ett generellt riktvärde för kvadratmeter per anställd.
Kartlägg hur många som faktiskt är på kontoret samtidigt och när beläggningen är som högst. Analysera vilka ytor som används mycket respektive lite och vilka funktioner som saknas. Bedöm därefter hur organisationen förväntas utvecklas och vilken flexibilitet som behövs framåt.
När beläggningsgrad, arbetssätt, kontorsyta per anställd och framtida behov vägs samman går det att skapa ett betydligt bättre beslutsunderlag.
För företag som står inför ett lokalbyte, en omförhandling eller behöver förstå om den befintliga arbetsplatsen fortfarande är rätt kan lokalrådgivning från Alfa Kontor ge stöd i analysen av ytor, ekonomi, avtal och framtida behov.
Hur mycket kontorsyta behöver ett företag egentligen?
Så, hur mycket kontorsyta behöver ett företag? Det finns ingen universell siffra. 15 kvadratmeter per anställd eller arbetsplats kan fungera som ett relevant jämförelsetal, men det verkliga lokalbehovet avgörs av hur verksamheten arbetar och hur kontoret används.
Rätt kontorsyta är därför inte nödvändigtvis den minsta möjliga. Det är den yta som ger verksamheten rätt funktioner idag, möjlighet att utvecklas imorgon och där varje kvadratmeter skapar ett tydligt värde.
